Het begint voor de poort! En daarmee zeggen we dat vantevoren door de subsidie-ontvanger goed nagedacht moet worden wat de eisen zijn, om uiteindelijk geen gedoe te krijgen met de formele eisen van een subsidie, met in het ergste geval dat de subsidie terugbetaald moet worden.

Oorzaken die we nog wel eens voorbij zien komen:

-urenregistratie niet afdoende

-onduidelijkheid over verschuiving van kosten bij meerdere projecten

-subsidieproject behelst meer dan 1 jaar: onduidelijkheid opgenomen bedrag op de balans

 

laten we het proces doornemen, een subsidie voor een bepaald project:

Aanvraag project:

•waarom en op welke wijze vindt er een aanvraag op een project plaats?
•aanvraag + projectbegroting, met onderverdeling materiele kosten en personele inzet (hierbij aangeven met welk
uurtarief is gerekend + onderbouwing) en op welke wijze wordt de overhead meegenomen?
•wie is de aanvrager en is deze ook bevoegd om dit te doen (waar blijkt dit uit?)
•dient er een separate verantwoording + verklaring van accountant over de eindverantwoording verstrekt te worden?
Dan al direct de accountant hierbij betrekken!
•Breng de interne en externe risico van het project in kaart + de interne beheersing van de risico’s;

Toekenning:

•voor het project wordt de toekenning ontvangen; mogelijke afwijkingen met de oorspronkelijke aanvraag goed
vastleggen in herziene begroting;
•waar wordt deze toekenning vastgelegd binnen de organisatie en door wie?
•middels welke software wordt het project geadministreerd? Welke functionarissen zijn hiertoe bevoegd?

Start project:

•met de betreffende projectmedewerkers wordt startgesprek gehouden met instructies (waar blijkt dit uit?)
•wat zijn de afspraken voor het schrijven van de tijd door de medewerker en wie controleert dit? Is degene die
controleert ook hiertoe bevoegd?

Uitvoering:

•procedure van tijdschrijven en waaruit blijkt de goedkeuring van de geschreven uren?
•procedure van maken van materiele kosten voor project en wie keurt dit goed?
•op welke aantoonbare wijze wordt voorkomen dat er verschuiving van kosten/uren plaats kan vinden tussen
verschillende projecten.

Monitoring:

•wie monitort het project? En heeft deze functionaris ook deze bevoegdheid?
•welke rapportages worden gebruikt voor de tussentijdse monitoring?
•dienen er tussentijdse rapportages verstrekt te worden aan de opdrachtgever?
•waaruit blijkt de mogelijke tekorten of overschotten op het project?
•draag zorg voor aansluiting met de financiële administratie.

Eindafrekening:

•wie stelt de eindverantwoording op?
•welke rapportage wordt gebruikt voor de eindverantwoording?
•dient de eindverantwoording vergezeld te gaan van een accountantsverklaring?
•de eindverantwoording sluit aan met de financiële administratie;
•borging dat bij einde project niet meer op dit project geschreven kan worden en waar blijkt dit uit?